fbpx
Kommunikáció agilitás

Agilitás a szervezeti kommunikáció világában

Idén először alkalmam nyílt az agilitást kipróbálni a szervezeti kommunikáció világában. Jelenlegi munkahelyemen, ahol több mint 20 ország kommunikációs folyamatait, rendszereit, digitális megoldásait és kreatív kampányait támogatom.
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

A projekt háttere

Mint minden más tevékenységi körnek, úgy a kommunikációnak is megvannak a maga céges szabályzatai és részletesen dokumentált folyamatai: hogyan kerül publikálásra egy sajtónyilatkozat, hogyan kell használni a logót, minek és milyen sorrendben kell történnie egy krízishelyzet során, és így tovább. Jelenlegi munkahelyemen ezek a szabályzatok utoljára 3-4 éve lettek frissítve, így már alaposan megértek egy kisebb leporolásra. 

Mivel ezek a szabályzatok a vállalat egészét érintik – minden ország és minden üzletág kommunikációs csapatát -, az a döntés született, hogy a projekt scrum keretrendszerben kerül megvalósításra: egy kis létszámú, vegyes összeállítású csapat egy Scrum Master támogatásával és egy Product Owner útmutatása mellett, kéthetes sprintek keretében fogja sorozatban feldolgozni és frissíteni a szóban forgó dokumentumokat. 

Agilis szabályzatírás a gyakorlatban

Az „agilitás” nagy buzzword lett az egész vállalat szintjén, sokunknak a kommunikációs csapatból viszont ez volt az első igazi találkozása a munkavégzés új módjával: a napi scrum megbeszélésekkel, a sprint review-k, retrospektívek és sprint planning-ek világával, az ADO tábla folyamatos frissítésével, és egyáltalán azzal az alapötlettel, hogy számunkra teljesen ismeretlen kollégákkal dolgozzunk hónapokon át valamin, ami egyébként egyikőnknek sem a szakterülete.  

Bizony, a 6-7 fős csapatunkban mindössze egyetlen technikai író van, aki ténylegesen szabályzatok és jogi dokumentumok írására specializálódott, mi, „többiek” a kommunikáció különböző területeiről érkeztünk – és mégis, együtt egészen elképesztő eredményeket tudtunk elérni a szabályzatok újraírása terén, pont amiatt a sok különböző nézőpont és gondolkodásmód miatt, amit képviselünk. 

Nem titok, az elején kellett 2-3 sprint (és egy profi Scrum Master) ahhoz, hogy a módszertan minden eleme rutinná váljon és minden teljesen értelmet nyerjen a csapat számára, azóta viszont gördülékenyen, egymás után dolgozzuk fel a frissítésre szoruló szabályzatokat. A scrum események nagyszerű keretet adnak a munkánknak, folyamatosan tiszta képet kapunk arról, ki mivel foglalkozik, és ennek megfelelően, fókuszáltan tudjuk végezni a munkát, folyamatos a haladás. 

Ami jól működik – és amin még van mit csiszolni

A kommunikáció nem minden területe ültethető át agilis módszertanra, a szabályzatírás viszont tökéletes alany volt ehhez, leginkább ismétlődő jellege miatt: egy jogi nyelven megírt, pontokból álló dokumentum megírása minden esetben nagyon hasonló sémát követ. Minden szabályzatnál ugyanazt a sablont kell használni, ugyanúgy meg kell keresni az adott téma szakértőit, vezetőit egy kis nyomozás / interjúzás erejéig, össze kell állítani és jóváhagyatni egy vázlatot, menetközben megválaszolva minden felmerülő kérdést és kommentet. Leírva nagyon egyszerűnek tűnik, gyakorlatban viszont hetekig, vagy akár hónapokig is el tud húzódni egy-egy ilyen a kollégák nehéz elérhetősége és a témák komplexitása miatt. 

A projektet két dolog nehezíti továbbá: az egyik, hogy a résztvevők mind a saját napi munkájukon felül, napi munkaidejük egy kis részét erre szánva foglalkoznak a szabályzatokkal, emiatt pedig sprintről sprintre, az aktuális „egyéb” prioritások fényében változik a csapat kapacitása. Sőt, időnként egyes tagok teljesen ki is esnek hetekre, és helyettük vagy érkezik valaki új, akit nulláról kell bevezetni a scrum világába, vagy ideiglenes emberhiányban folytatjuk a munkát.  

A másik hátráltató tényező, hogy egyelőre a vállalat részéről sincs meg az agilitás teljeskörű ismerete, emiatt pedig nem mindig könnyű elérni, hogy stakeholdereink is csatlakozzanak a kétheti sprint review eseményekre; nem mindenki számára egyértelmű, hogyan és miért működünk ezen alapelvek mentén. A jó hír, hogy ezeket a kihívásokat már tudatosan igyekszünk kezelni és komplett tervünk van arra, hogyan csökkenthetjük az általuk jelentett kockázatokat. 

Az útnak még messze nem tartunk a végén, de ez a kis kitekintő az agilis munkavégzés világába sokunknak meghozta a kedvét, hogy mélyebbre ássunk a témában – én például 2022. márciusában megyek Scrum Master tréningre, melyet követően szeretném a saját csapatomban is jobban népszerűsíteni a scrum metodológiát, mint lehetséges megoldást a minket érintő komplex problémákra. Izgatottan várom, mit hoz a jövő! 

Vendégszerzőnk: Nagy Ádám, aki belső kommunikációval foglalkozik, elsősorban nagyvállalati környezetre specializálódva.