Stand-up vagy Daily Scrum – a legegyszerűbb, legszerethetőbb meeting.  Amolyan munkahelyi small talk - ki meddig jutott tegnap a munkában, ma milyen kedve van, milyen nehézségekkel küzd a feladataiban, miben számít mások segítségére - szocializálódás, méghozzá hivatalos meeting keretében - kell ennél több? 

Akkor miért a Stand-up kezelése, facilitálása az egyik leggyakoribb probléma, amivel egy kezdő és bizony sok esetben haladó Scrum Master is küzd? Tegye fel a kezét, aki soha nem szembesült még valamelyik kommenttel: „ez tulajdonképpen egy státusz meeting”, „mindenki utálja”, „csináljuk inkább emailben”, „én aztán nem kapcsolom be a kamerát”, vagy pedig „mindig túldumáljuk az időt és van, aki meg sem szólal”.  

Nem vagyunk egyformák. Ami egy embernek a nap kellemes kezdése, mert általában igényli társaságot, kötetlen beszélgetést, és abból töltődik; azt a másik kínzásnak éli meg, mert legszívesebben csendben, a sarokban kortyolgatná el a kávéját és rendezné a gondolatait.  

Manapság egyre inkább köztudatba kerül az intro- és extraverzió fogalma, de vajon tudunk-e mit kezdeni vele egy olyan keretrendszerben, ami első ránézésre a hiperszociális, amerikai kommunikációs stílusra épült? 

Kezdjünk néhány népszerű állítás tisztázásával.  

Introvertáltak utálják a meetingeket. 

Hamis. Introvertáltak utálják a felesleges meetingeket, amik mindenről szólnak, csak arról nem, amiről kellene, és fél órával hosszabbak, mint ahogy tervezték.  

Egy introvertált és egy extrovertált mindig konfliktusba kerül egymással, mert annyira különbözőek. 

Hamis. Az intro- és extrovertáltság egy skála. Nagyon ritka, hogy valaki koromfekete, vagy éppen hófehér. Általában ambivertáltak vagyunk, azaz különböző helyzetekben hol szociálisabban viselkedünk, hol kevésbé. 

Az, hogy a skála melyik végéhez közeledünk leginkább, főleg genetikából adódik, a személyiségünk egyik leglényegesebb része az intro- vagy extraverzió. Ez a nevelés, környezet és az önismeret hatására egy kicsit változhat, de szinte lehetetlen, hogy nagyon introvertált emberből egy nagyon extrovertálttá váljon, vagy éppen fordítva. Ez nem jelenti azt, hogy a két ember nem jöhet ki egymással, feltéve, hogy mindketten ismerik és tiszteletben tartják a másik szociális igényeit és kommunikációs eszközeit, illetve igyekeznek olyan módon kommunikálni, ami a közös érdekeiket szolgálja.

Az introvertáltak nem szeretnek beszélni, általában szégyenlősek vagy utáljak az embereket. 

Hamis. Az introvertáltak között természetesen vannak szégyenlős emberek, de az introverzió korántsem egyenlő a szégyenlőséggel. Legtöbb esetben csupán arról van szó, hogy egy extrovertált ember számára a legtöbb szociális interakció, beszélgetés - akár egy semmiről szóló csevegés is - önmagában érték, kellemes élmény.  Az introvertáltat rendkívül módon fárasztja a small talk, unja a pletykázást - de ha tartalmas beszélgetésről van szó, ráadásul olyan témakörben ami igazán érdekli őt - órákat képes beszélgetni.  

Az extra- vagy introverzió csupán a szociális interakciókról szól. 

Hamis. Ez az egyik leggyakoribb tévhit. Valójában sokkal szélesebb fogalomkörről van szó, ahogy azt leegyszerűsítve használjuk. Nézzük, milyen további tulajdonságok köthetők a két attitűdhöz. 

Hogy éli meg a két típus a Daily Scrum-ot? 

Adott egy tizenöt perces értekezlet, általában a munkanap legelején, ahol mindenkinek meg kell szólalnia pár mondat erejéig. Célja az esetleges fennakadások azonosítása, gyors és hatékony megoldása, ami biztosítja a folyamatos haladás érzetét.  

Extrovertált kollegáink valószínűleg szívesen szólalnak meg, esetleg egy-egy viccel megspékelve elmesélik a mondanivalójukat, nyitott kérdéseket tesznek fel, könnyen lépnek interakcióba másokkal. 

Az introvertált csapattagok leginkább akkor szólalnak meg maguktól, ha muszáj, vagy amikor megszólítják őket. A helyzetjelentésük jellemzően rövid, semleges, zárt. Nem kérdeznek, vagy csak ritkán, nem igazán kérnek ötletelést vagy segítséget.  

Mi lehet ennek az oka?

Egy introvertált ember számára tizenöt perc alapvetően kevés az ’értelmes’ beszélgetéshez. Szeret részletekbe menni, úgy érzi, hogy a hozzárendelt másfél percben nem tud kellően kibontakozni. Nem akarja elvenni az időt azoktól, akik ilyen kis intervallumban is képesek megnyilvánulni. Valójában nem is vágyik arra, hogy a napja small talk-kal kezdődjön, inkább a munkájára koncentrálna. Ha valakit érdekel a helyzetjelentés, szívesen küld egy emailt, amelyben megfontoltan tud fogalmazni, megfelelően kezdeni és zárni, anélkül, hogy másnak át kelljen adni a szót, vagy valaki belekérdezne. 

Akkor az „intro” kollegáink sose fogják szeretni a Daily Scrum-ot?  

Bármilyen meetinget élvezetesebbé, hatékonyabbá lehet tenni számukra - és ezáltal az egész csapat számára. Természetesen érdemes arról beszélni a csapattal, hogy mit szeretnek, és mit nem a Stand-up-okban (retrospektív). Van azonban pár univerzális szabály, amit minden csapatnál érdemes megpróbálni.

Stand-up sikeréhez tippek

1. Ne lépjük túl az időt!  
   Egy Stand-up ne tartson tizenöt percnél tovább, tartsuk be a kezdés és a befejezés időpontját. Akkor se léphetjük túl az időlimitet, ha nagyon tudnánk még beszélni.  
2. Találjunk ki egy módszert arra, hogy mindenki szóhoz jusson - és szólaljon is meg. 
   Erre különböző megoldások vannak, lehet betűrendben, lehet „felülről lefelé”, lehet labdadobálással haladni - beszéljük meg a csapattal, melyik a szimpatikus. Fontos, hogy a Scrum Master figyelje az időt, és a sor végén várakozó introvertált kolléga, aki már felkészült a kerek másfél perc beszámolójával, ne az utolsó tíz másodpercben kezdje el, mert ezzel stresszeljük őt. 
3. Tanuljuk meg röviden és tömören összefoglalni a mondanivalónkat.  
   Mind az extrovertált, mind az introvertált - bár más-más okból - hajlamos lehet arra, hogy hosszabban beszél, mint az egy Stand-upon indokolt. Szervezzünk egy workshopot, tanítsuk meg a kollegáinkat lényegretörően kommunikálni.  
4. Ne vágjunk egymás szavába.  
5. Tartsuk be a meeting struktúráját.  
   Az introvertáltak számára az igazi (és sokszor mellőzött) érték az agilis ceremóniákban az, hogy van struktúrájuk, kiszámítható, hogy mi fog történni, nem kell hirtelen változásokra reagálni. Amennyiben a beszélgetés során kiderül, hogy van egy hosszabb téma, tűzzünk ki arra egy külön időpontot és csak azokat hívjuk meg, akik közvetlenül érintettek. 
6. Online Stand-up esetén kapcsoljuk be a kameránkat, de ne kényszerítsünk senkit, hogy azonnal mutassa meg magát. 
   Sokan a lockdown okozta távmunka miatt megszokták a kamerás értekezleteket, de messze nem mindenki. Introvertált kollegák valószínűleg kicsit később veszik fel a szokást, hogy kamerával csatlakozzanak be, de ne alakítsunk ki számukra kellemetlen helyzetet azzal, hogy szóba is hozzuk, főleg mások előtt. 
7. Tartsuk magunkat ahhoz, amit megbeszéltünk. 
   Kivéve, ha egyértelműen nem működik. Szerencsére erre is van megoldás: a retrospektív ceremónia, amivel közeljövőben részletesen foglalkozunk majd.  Sőt, a Stand up szabályait le lehet írni a csapat által közösen megalkotott working agreement-be. 

Szerző: Woytynowska Ariel